Numérique · Compétences informatiques
Mise en forme d’un document Word
Un document Word bien mis en forme repose sur les styles : on applique « Titre 1 », « Titre 2 », « Normal » au lieu de modifier la police à la main. Sommaire, numérotation et navigation deviennent automatiques.
Mis à jour le 4 min de lecture
La plupart des difficultés rencontrées dans Word (sommaire impossible, titres incohérents, mise en page qui « saute ») viennent d’une mise en forme faite à la main : mettre un titre en gras et en 16 points, ajouter des lignes vides pour changer de page. Word est conçu pour fonctionner autrement : on décrit la structure du document, et la présentation suit. Les commandes ci-dessous correspondent à Word pour Microsoft 365 ; LibreOffice Writer et Google Docs reposent sur les mêmes principes.
Les styles : la base de tout
Un style est un ensemble de réglages (police, taille, couleur, espacement, retrait) enregistré sous un nom. On les trouve dans l’onglet Accueil, galerie Styles.
| Style | Usage |
|---|---|
| Normal | Corps du texte |
| Titre 1 | Grandes parties |
| Titre 2, Titre 3 | Sous-parties |
| Titre (du document) | Titre principal, en page de garde |
| Citation, Légende | Éléments particuliers |
Pour changer l’apparence de tous les titres de niveau 1 d’un coup : clic droit sur Titre 1 > Modifier, ou mettre un titre en forme puis clic droit > Mettre à jour Titre 1 pour correspondre à la sélection.
Avantages : cohérence parfaite, modification globale en un clic, sommaire automatique, volet de navigation (Affichage > Volet de navigation) qui permet de réorganiser les parties par glisser-déposer, accessibilité pour les lecteurs d’écran.
Le sommaire automatique
- Appliquer les styles Titre 1, Titre 2, Titre 3 aux titres.
- Placer le curseur à l’endroit voulu, puis Références > Table des matières.
- Après modification du document : clic droit sur la table > Mettre à jour les champs > Mettre à jour toute la table.
Les numéros de page se mettent à jour seuls ; on ne tape jamais un sommaire à la main.
Paragraphes : espacements, retraits, alignement
- Régler l'espacement avant et après dans le style (Paragraphe > Espacement) plutôt que d’ajouter des lignes vides.
- Interligne : 1,15 ou 1,5 pour un texte courant lisible.
- Retrait de première ligne : réglé dans le paragraphe, pas avec des espaces ou des tabulations multiples.
- Justification : donne un bloc net, mais crée parfois de grands blancs ; activer la coupure des mots (Mise en page > Coupure des mots).
- Afficher les marques de mise en forme (¶, Ctrl+Maj+8 sur certains claviers, ou bouton dans Accueil) pour voir les espaces, tabulations et sauts cachés.
Sauts de page et sauts de section
- Saut de page (Ctrl+Entrée) : commence une nouvelle page proprement, sans lignes vides qui se décalent dès qu’on modifie le texte.
- Saut de section (Mise en page > Sauts de pages > Page suivante) : permet d’avoir dans le même document des parties avec une orientation différente (une page en paysage pour un grand tableau), des marges, des en-têtes ou une numérotation différents.
- Option Paragraphes solidaires et Lignes solidaires (Paragraphe > Enchaînements) : empêche un titre de rester seul en bas de page. Elle est activée par défaut dans les styles de titre.
En-têtes, pieds de page et numérotation
Double-cliquer en haut ou en bas de la page, ou Insertion > En-tête / Pied de page / Numéro de page. Pour ne pas numéroter la page de garde : cocher Première page différente. Pour commencer la numérotation à la page 3 : insérer un saut de section, désactiver Lier au précédent dans l’en-tête de la nouvelle section, puis Format des numéros de page > À partir de 1.
Listes, tableaux, images
- Listes : utiliser les boutons de puces et de numérotation, ou les styles Liste. Tab et Maj+Tab changent le niveau.
- Tableaux : Insertion > Tableau ; cocher Répéter la ligne d’en-tête (Disposition) pour les tableaux sur plusieurs pages.
- Images : choisir l’habillage (Aligné sur le texte est le plus stable) ; ajouter un texte de remplacement pour l’accessibilité.
- Légendes : Références > Insérer une légende (« Figure 1 », « Tableau 2 ») ; une table des illustrations se génère ensuite comme un sommaire.
Les autres fonctions utiles
| Fonction | Où | À quoi ça sert |
|---|---|---|
| Notes de bas de page | Références > Insérer une note | Numérotation automatique |
| Renvois | Références > Renvoi | « voir page 12 » mis à jour seul |
| Suivi des modifications | Révision | Relire et proposer des changements visibles |
| Commentaires | Révision > Nouveau commentaire | Échanger sans modifier le texte |
| Reproduire la mise en forme | Accueil, icône pinceau | Copier un format d’un texte à un autre |
| Effacer la mise en forme | Accueil, icône A gomme | Revenir au style d’origine |
| Modèle (.dotx) | Fichier > Enregistrer sous | Réutiliser une charte pour tous ses documents |
D’autres combinaisons de touches figurent dans les raccourcis clavier essentiels.
Questions fréquentes
Pourquoi mon sommaire n’affiche-t-il pas certains titres ?
Ces titres ne portent pas un style de titre : ils ont été mis en forme à la main. Appliquer Titre 1 ou Titre 2, puis mettre à jour la table.
Comment mettre une seule page en paysage ?
Insérer un saut de section (page suivante) avant et après la page, se placer dedans, puis Mise en page > Orientation > Paysage.
Comment envoyer un document qui s’affiche partout pareil ?
L’exporter en PDF (Fichier > Enregistrer sous > PDF). Le fichier Word, lui, peut s’afficher différemment selon les polices installées et la version du logiciel.